INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – ODDĚLENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ

1.  Obecné zásady

1.1. 

Společnost Prochazka & Partners, s.r.o., se sídlem Václavské náměstí 841/3, Praha 1, IČ 24124338

(Společnost)  jako  správce  při  zpracování  osobních  údajů  zaměstnanců  a  uchazečů  o  pracovní pozici a případných externistů respektuje nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržuje následující zásady:

• Osobní údaje jsou zpracovávány pro stanovený účel, stanovenými prostředky a stanoveným způsobem, a to po dobu nezbytně nutnou vzhledem k účelu zpracování;

• Osobní  údaje  jsou  chráněny,  zpracování  je  zajištěno  s  nejvyšší bezpečností  tak,  aby  bylo zabráněno jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobní údajům, jejich změně,  zničení  či ztrátě,  neoprávněným  přenosům,  k  jejich  jinému  neoprávněnému zpracování;

• Společnost dodržuje odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení  odpovídající  všem  možným rizikům, veškeré  osoby,  které  přicházejí  do  styku s  osobními  údaji zaměstnanců,  uchazeči  o  pracovní  pozici  a  případných  externistů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto údajů.

2.  Zpracovatelé osobních údajů

2.1. 

Právní  předpisy  v  oblasti  ochrany  osobních  údajů  umožní,  aby  správce pověřil  zpracováním osobních  údajů  zpracovatele.  Zpracovatelem  je každý  subjekt,  který  pro  Společnost  jako zpracovatele zpracovává osobní údaje. V některých případech tento postup využívá i Společnost, v  případě osobních  údajů  v  oblasti  lidských  zdrojů  zpracovatelem  může  být zejména  personální agentura, HR a externí účetní společnost.

3.  Osobní údaje uchazečů o pracovní pozici

3.1. 

Osobní údaje uchazečů o pracovní pozici (Uchazeč) Společnost provádí bez souhlasu Uchazeče, a to za účelem výběru nejvhodnějšího kandidáta, za účelem uzavření pracovní smlouvy a za účelem ochrany oprávněných zájmů  Společnosti  (zejména  pro  případ  potencionálních žalob  ze  strany Uchazečů).

3.2. 

Společnost dle předchozího odstavce zpracovává následující údaje:

• Identifikační  a  kontaktní  údaje  –  údaje  uvedené  na  životopise Uchazeče,  kterými  jsou zejména  jméno,  příjmení,  telefonní  číslo a emailová  adresa,  případně  rodné  číslo,  adresa bydliště, fotografie, adresa profilu na sociálních sítí.

• Údaje o vzdělání a předchozím zaměstnání.

• Veřejně dostupné údaje – Společnost může za účelem výběrového řízení získat též údaje, které jsou dostupné z veřejných rejstříků nebo jsou jinak volně dostupné v rámci sítě internet.

• Údaje ze vzájemné komunikace.

• Psychodiagnostický dotazník a jeho výsledek vypracovaný Uchazečem, který slouží zejména k výběru vhodného kandidáta a k posouzení potenciálu rozvoje daného Uchazeče.

3.3. 

Společnost získává informace o Uchazečích z životopisu, webových portálů zaměřených na inzerci pracovních  pozic,  prostřednictvím  personální agentury,  ze  sociálních  sítí,  případně  na  základě referencí.

3.4. 

Údaje uchazečů jsou uchovávány pouze po nezbytně dlouhou dobu, tj. po dobu:

• 6 měsíců v případě jednorázově obsazovaných pozic (např. odborné pozice),

• 12 měsíců v případě „trvale otevřených pozic“, které Společnost obsahuje pravidelně (zejm. Consultant).

3.5. 

Pokud Uchazeč vysloví souhlas s uchováním svých osobních údajů (např. v životopise, e-mailem, písemně) po dobu delší nežli uvedenou výše, potom Společnost uchová a archivuje osobní údaje tohoto  Uchazeče,  a  to  za účelem  oslovení  pro  případ,  že  Společnost  otevře  vhodnou  pozici  pro daného Uchazeče.

4.  Osobní údaje zaměstnanců

4.1. 

Údaje  zaměstnanců  Společnost  zpracovává  bez  jejich  souhlasu  v nezbytném  rozsahu,  a  to:  

(i) z  důvodu  plnění  smlouvy  (pracovní  či  jiné  smlouvy  uzavřené  v  souvislosti  se  zaměstnaneckým poměrem  daného  zaměstnance),  

(ii)  za  účelem  splnění  právních  povinností  Společnosti
vyplývajících z obecných zákonů – zejm. povinností vůči orgánům státní správy, soudům, policii, plnění archivační povinnosti,

(iii) za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů – zejm. za
účelem  ochrany  IT  technologií,  budov,  majetku,  dobrého  jména Společnosti,  prevence  a  šetření podvodů,  a  

(iv)  z  důvody  oprávněných  zájmů  Společnosti  v  oblasti  personálního poradenství, vzdělávání a hodnocení.

4.2. 

Informace  o  zaměstnancích  Společnost  získává  ze  životopisu,  vstupního formuláře,  pohovoru, vzájemné komunikace a z psychodiagnostického dotazníku.

4.3. 

Společnost dle předchozího odstavce zpracovává následující údaje:

• Identifikační a kontaktní údaje – jméno, příjmení, telefonní číslo, emailová adresa, adresa trvalého bydliště a kontaktní adresa, rodné číslo, bankovní spojení, číslo OP, případně rodinný stav, fotografie, adresa profilu na sociálních sítí

• Údaje o vzdělání a předchozím zaměstnání

• Údaje ke zpracování mzdy, odměňování a benefitů – evidence odpracované doby, údaje pro zohlednění slev a srážek na daních, na spoření a pojištění, informace o pracovních úrazech, údaje  o pracovních cestách,  nařízené  srážky  ze  mzdy,  potvrzení  o  studiu, informace  o invalidním  či  starobním  důchodu,  datum  narození, státní příslušnost,  informace  pro  roční zúčtování daně,

• Personální poradenství, vzdělávání a jejich hodnocení – v oblasti personálního poradenství a kariérního  rozvoje  zaměstnanců Společnost pracuje  s  historií  pozic,  odměňováním  a pracovním hodnocením.  Pro vybrané  pracovní  pozice  jsou  využívány psychodiagnostické dotazníky  a  hodnocení  osobnosti  zaměstnance. Společnost  současně uchovává  informace z případných porušení vnitřních předpisů, zákona, dohody o hmotné zodpovědnosti, dohody o závazcích zaměstnance, pracovnělékařské prohlídky, hodnocení zaměstnance, plné moci, informace o absolvovaných školeních a vzdělávacích akcích.

4.4. 

Společnost  osobní  údaje  zaměstnanců  zpracovává  pouze  po  dobu,  která je  nezbytná  vzhledem k  účelům  jejich  zpracování.  Společnost,  zejm. oddělení  HR,  průběžně  posuzuje,  zda  nadále  trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro daný účel. Osobní údaje zaměstnanců jsou zpracovávány pro následující účely:

• Plnění smlouvy – údaje jsou zpracovávány po dobu trvání zaměstnaneckého poměru, resp. smluvního vztahu, část údajů může být skartována pět let po ukončení smluvního vztahu, část osobních údajů však společnost  uchovává  až  16  let, a to s ohledem na promlčecí  lhůty stanovené občanským zákoníkem

4.5. 

Osobní údaje zaměstnanců jsou zpřístupněny zejména HR oddělení v souvislosti s plněním jejich pracovních  povinností  spočívající  v  řízení personální  agendy.  Osobní  údaje  zaměstnanců  jsou
současně předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů, případně jim tyto  osobní  údaje  mohou  být  zpřístupněny v  souladu  se  zákonem.    Blíže  viz  čl.  Zpracovatelé osobních údajů výše.

5.  Právo odvolat souhlas a právo vznesení námitky

5.1. 

V  tomto  dokumentu,  je  popsáno,  jaké  osobní  údaje  Uchazečů  a zaměstnanců  smí  Společnost zpracovávat  jen  se  souhlasem Uchazeče/zaměstnance.  Souhlas  se  zpracováním  není Uchazeč/zaměstnanec povinen udělit, pokud ho však udělí, tak je oprávněn ho kdykoliv odvolat. V  případě  odvolání  souhlasu  Společnost  ukončí zpracování  příslušných  osobních  údajů  k  účelu vyžadující souhlas. Zpracování, které proběhlo do okamžiku odvolání však není odvoláním souhlasu dotčeno.

5.2. 

V případě zpracování na základě oprávněného zájmu jste oprávněni vznést námitku proti takovému zpracování.

5.3. 

Odvolat souhlas, nebo vznést námitku podle předchozích odstavců můžete na e-mailové adrese hr@prochazkapartners.cz

6.  Předávání osobních údajů do zahraničí

6.1. 

Osobní  údaje  Uchazečů  a  zaměstnanců  jsou  zpracovávány  na  území České  republiky,  případně mohou být předávány zpracovateli, na území jiného členského státu EU.

7.  Práva Uchazečů a zaměstnanců

7.1. 

Uchazeč/zaměstnanec  má  právo  o  poskytnutí  informace  o  osobních údajích,  které  o  něm Společnost zpracovává, účelu a povaze zpracování osobních údajů a o příjemcích osobních údajů.

7.2. 

Uchazeč/zaměstnanec je oprávněn:

• požadovat vysvětlení,
• požadovat, aby Společnost odstranila či opravila závadný stav v oblasti zpracování osobních údajů dotčeného Uchazeče/zaměstnance;
• požadovat, aby Společnost opravila nepřesné údaje nebo doplnila neúplné údaje;
• požadovat omezení zpracování osobních údajů;
• požadovat, aby Společnost osobní údaje vymazala, s tím, že tomuto požadavku Společnost vyhoví,  pokud  (i)  osobní  údaje  již  nebudou  potřebné,  (ii)  byl  odvolán  souhlas  na  základě, kterého jsou osobní údaje zpracovány, (iii) byly úspěšně vzneseny námitky proti zpracování, (iv) osobní údaje byly zpracovány protiprávně, (v) osobní údaje musí být vymazány za účelem splnění povinnosti Společnosti.
• obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů za účelem zjednání nápravy.